Letzte Aktualisierung 29/10/2014

9. Other file formats

9.1 Purchasing cards (e-Supply)

The structure and format of e-Supply payment files should comply with a few basic rules:

  • The file should be a Text ASCII file
  • Several lines per invoice/order (except for transactions without Line Item Details) with the lines separated by the Carriage Return and Line Feed characters (ASCII : 13 10 – HEX : 0xD 0xA)
  • Each line must contain relevant fields (corresponding to the record TYPE) separated by a semicolon (“;”)
  • The fields themselves cannot contain any semicolon (“;”)
  • File structure:

The file can include several invoices/orders. For each invoice/order, you have to use a group of several records:

    • INV: Invoice/Order Header record (1 record per invoice/order)
    • CLI: Client details record (Optional, 0 or 1 record per invoice/order)
    • DET : Invoice/Order Line Item details records (Mandatory, 1 to x per invoice/order)

Header
INV ;….. ;
DET;…..;
DET;…..;
DET;…..;
INV ;….. ;
CLI;……;
DET;…..;
DET;…..;
INV ;….. ;
DET;…..;
DET;…..;
……
Footer

 

Please refer to the e-Supply Excel spreadsheets (available via Support > Integration & user manuals in your account) for a detailed description of the INV, CLI, and DET records.

9.2 Others

We can accept other file formats such as CARUS, DMP and PLINK. Please refer to the corresponding format specifications for these file formats.

To indicate you are using a file format that differs from the default format described in this document, you can use the following header:

OFM;FILE_FORMAT;

For instance:

OFM;NCSERVER;

If you send your files automatically, this information can only be sent as a header, not as a parameter.

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