Dernière mise à jour 22/05/2014

1. Introduction

Le module de réconciliation est conçu pour vous aider à réconcilier vos relevés bancaires avec les transactions de votre compte Ingenico ePayments.

 L'utilisation du module de réconciliation n'affecte en aucun cas les transactions et les virements bancaires.

1.1 Fichiers de données

Un fichier de données est émis par un acquéreur. Il est également appelé fichier EPA.

Seuls les acquéreurs sélectionnés envoient des fichiers de données sur notre système. (Vérifiez avec notre service clientèle si vous êtes concerné.)

À l'aide des fichiers de données des acquéreurs, notre système peut pré-traiter les données, ce qui vous facilite la tache de réconciliation.

Important

  • La plupart du temps, les informations des fichiers de données ne seront pas disponibles immédiatement sur votre compte Ingenico ePayments, car certains acquéreurs attendent quelques semaines avant le premier paiement de transactions avec un nouveau marchand, et en général les acquéreurs envoient les fichiers de données après le versement. Par conséquent, Ingenico ePayments ne reçoit pas les informations des fichiers de données directement après les premières transactions, mais après quelques temps.
  • Les informations des fichiers de données ne sont jamais disponibles pour les transactions plus anciennes que la date d'activation du module de réconciliation.

2. Menu Reconciliation

Lorsque la Réconciliation est activée sur votre compte Ingenico ePayments, le bouton s'affiche dans le menu situé en haut de votre compte.

L'option de menu « Réconciliation » contient les options secondaires suivantes :

  • Rapports vous permet d'afficher vos transactions traitées , votre solde (Full Service uniquement) et les informations détaillées de vos versements.
  • Configuration vous permet de configurer les Push Reports.
  • Téléchargement vous permet de télécharger différents types de rapports directement depuis votre compte Ingenico ePayments.
  • Contentieux vous permet d'afficher les demandes d'informations et les réimputations relatives à vos transactions par carte (Full Service uniquement).

2.1 Rapports

La première chose à observer ici est que l'écran est divisé en trois onglets. Ces trois onglets reflètent le processus complet de transaction. Une transaction apparaîtra donc dans un seul onglet, selon son statut.

Reconciliation Reporting lifecycle

1. Transactions traitées: cette vue regroupe toutes les transactions ayant été traitées sur la passerelle, mais dont le montant n'a pas encore été reçu par Ingenico Financial Solutions, et qui n'ont donc pas encore été réglées.

2. Votre solde (pour les marchands Full Service uniquement): cette vue regroupe toutes les transactions ayant été traitées sur la passerelle, et dont le montant a été reçu par Ingenico Financial Solutions, mais qui n'ont pas encore été réglées.

3. Versement: cette vue regroupe toutes les informations sur les transactions qui ont été réglées par votre acquéreur ou Ingenico Financial Solutions.


2.1.1 Transactions traitées

La liste des transactions traitées (Processed transactions overview) indique le nombre total de transactions en cours pour lesquelles l’argent n’a pas encore été payé par l’acheteur ou reçu par Ingenico ePayments, regroupées par devise.

Les colonnes suivantes s’affichent :

Nom Description Exemple
Currency (Devise) Devise de transaction EUR
Total paid amount (Montant total payé) Montant de la transaction 1 EUR
Number of transactions (Nombre de transactions) Pour les transactions groupées, le nombre de transactions contenues dans la ligne courante. 1
Action En cliquant sur le bouton « Details » (Détails), vous arriverez sur la liste des transactions incluses où vous pouvez consulter l’historique financier de chaque transaction. -

Exemple :

Si dans « Liste des transactions traitées par devise » (Processed transactions summary based on currency) vous sélectionnez une devise dans le menu déroulant, vous pouvez voir les détails des transactions en cours par marque.

Les colonnes suivantes s’affichent :

Nom Description Exemple
Brand (Type de carte) Payment method of the transaction (Moyen de paiement de la transaction) EUR
Total paid amount (Montant total payé) Montant de la transaction 1 EUR
Number of transactions (Nombre de transactions) Pour les transactions groupées, le nombre de transactions contenues dans la ligne courante. 1
Action En cliquant sur le bouton « Details » (Détails), vous arriverez sur la liste des transactions incluses où vous pouvez consulter l’historique financier de chaque transaction. -

Exemple :

En cliquant sur la flèche bleue à gauche, vous pouvez consulter les détails par type d’élément : Paiements, Remboursements et Paiements supprimés :

En cliquant sur le bouton « Details » (Détails), vous arriverez sur la liste des transactions incluses où vous pouvez consulter l’historique financier de chaque transaction.

Les colonnes suivantes s’affichent :

Nom Description Exemple
Pay ID (ID du paiement)
Identifiant unique du paiement
100633195
Merchant transaction ref. (Réf. transaction marchand)
Identifiant de la commande du marchand
order123ab
Order description (Description de la commande)
Description de la commande du marchand.
abc
Order date (Date de commande)
Date de commande (aaaa-MM-jj)
07/08/2014
Payment date (Date de paiement)
Date de transaction (aaaa-MM-jj).
07/08/2014
Gross amount (Montant total)
Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l’acquéreur compris).
C’est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l’historique financier.
13,52 EUR
Status (Statut)
Statut de passerelle de la transaction (p. ex. : 9 – Demande de paiement).
9
Name (Nom)
Nom de l’acquéreur
Martin Dupont
Brand (Type de carte)
Payment method of the transaction (Moyen de paiement de la transaction)
iDEAL

Exemple :

2.1.2 Votre solde (Full Service uniquement)

Reconciliation Your balance

Cette vue vous permet de vérifier votre solde courant chez Ingenico Financial Solutions. Un horodatage indique la dernière mise à jour du solde.

La première section affiche l'aperçu du solde (total) par devise de règlement.

La deuxième section affiche le résumé du solde de la devise de règlement sélectionnée, par type d'opération (transaction, transaction, remboursements, réimputations, charges et coûts divers). Vous pouvez changer de devise à l'aide du menu déroulant si votre compte accepte les devises de règlement multiples.

En cliquant sur le bouton « Details », vous pouvez consulter tous les détails des frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) et des frais de compte et de traitement (Account and processing fees) déterminant votre solde.

Reconciliation Your balance

Votre solde est égal aux frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) moins les frais de compte et de traitement (Account and processing fees).

Voici la description de la vue :

Nom  Contenu Exemple
Frais de transactions et de services financiers
Type Type d'opération (voir les types d'opération non transactionnels dans le guide du push report pour connaître toutes les valeurs possibles). NAST
Détails Description de l'opération. Configuration du compte
Frais de compte et de traitement
Paiem. ID Identifiant unique du paiement 100633195
Référence marchand de la transaction Identifiant de la commande du marchand. order123ab
Description de la commande Description de la commande du marchand. abc
Date de la commande Date de la commande. 2014-08-07
Date paiement Date de transaction (aaaa-MM-jj). 2014-08-07
Montant de la transaction Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l’acquéreur compris).



C’est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l’historique financier.
14,21 EUR
Interchange amount Frais inter-bancaires liés à l'acceptation de transactions par carte (exprimée dans la plus petite unité de la devise utilisée). 0,10 EUR
Frais de l’organisme de paiement Frais de l’organisme de paiement 0,10 EUR
Taux de change Taux de change 0,12 EUR
Commissions de change Commissions de change 0,10 EUR
Montant brut

Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l'acquéreur compris).

C'est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l'Historique financier.

13,52 EUR
Montant net Montant que vous recevez sur votre compte bancaire (montant brut moins la commission de l'acquéreur, les réimputations et d'autres coûts) 13,52 EUR
Statut Statut de passerelle de la transaction (9 – Demande de paiement). 9
Nom Nom de l'acheteur. Martin Dupont
Méthode (de paiment) Moyen de paiement de la transaction. iDEAL

2.1.3 Payout

Reconciliation Payout

Cette vue vous permet de consulter les versements effectués par votre acquéreur/encaisseur.

Une zone de recherche vous permet de limiter la liste en fonction de la date, du montant ou de la référence du versement.

Le tableau répertorie les versements avec les montants, triés par date (le plus récent en premier). La référence du versement est le numéro mentionné dans la communication structurée du paiement visible sur votre relevé bancaire.

Si vous cliquez sur la flèche verte sur la gauche, les détails du versement s'affichent avec tous les types d'opération associés (transaction, remboursements, réimputations, charges et coûts divers, ajustements de réserve ou prélèvements automatiques). Vous pouvez télécharger les informations détaillées en cliquant sur le bouton « Télécharger le rapport complet ». La structure du fichier est décrite dans le guide de Push Reports.

Reconciliation Payout details

En cliquant sur le bouton « Details », vous pouvez consulter tous les détails des frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) et des frais de compte et de traitement (Account and processing fees) déterminant votre solde.

Reconciliation Payout details

Votre solde est égal aux frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) moins les frais de compte et de traitement (Account and processing fees).

Voici la description de la vue :

Nom Contenu Exemple
Frais de compte et de traitement
Code d'opération Type d'opération (voir les types d'opération non transactionnels dans le guide du push report pour connaître toutes les valeurs possibles). NAST
Montant brut Vide pour les détails non transactionnels.
Montant net Montant de l'opération + devise 0.2 EUR
Détails Description de l'opération. Configuration du compte
Frais de transactions et de services financiers
Paiem. ID Identifiant unique du paiement 100633195
Référence marchand de la transaction Identifiant de la commande du marchand order123ab
Description de la commande Description de la commande du marchand. abc
Date de la commande Date de la commande. 2014-08-07
Date paiment Date de transaction (aaaa-MM-jj). 2014-08-07
Montant de la transaction Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l’acquéreur compris).
C’est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l’historique financier.
14,21 EUR
Interchange amount Frais inter-bancaires liés à l'acceptation de transactions par carte (exprimée dans la plus petite unité de la devise utilisée). 0,10 EUR
Frais de l’organisme de paiement Frais de l’organisme de paiement 0,10 EUR
Taux de change Taux de change 0,12 EUR
Commissions de change Commissions de change 0,10 EUR
Montant brut

Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l'acquéreur compris).

C'est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l'Historique financier.

13,52 EUR
Interchange amount Frais inter-bancaires liés à l'acceptation de transactions par carte (exprimée dans la plus petite unité de la devise utilisée). 0,10 EUR
Montant net Montant que vous recevez sur votre compte bancaire (montant brut moins la commission de l'acquéreur, les réimputations et d'autres coûts) 13,52 EUR
Statut Statut de passerelle de la transaction (9 – Demande de paiement). 9
Nom Nom de l'acheteur. Martin Dupont
Méthode de paiment Moyen de paiement de la transaction. VISA
Opérations de versement (c'est-à-dire ajustements de réserve et prélèvements automatiques)
Code d'opération Type d'opération (voir les types d'opération non transactionnels dans le guide du push report pour connaître toutes les valeurs possibles). NDDP
Montant brut Vide pour les détails non transactionnels
Montant net Montant de l'opération + devise 10 EUR
Détails Description de l'opération. Direct debit

2.2 Configuration

En haut de la fenêtre de configuration, la section « Rapports électroniques » de votre compte s'affiche. La section propose des rapports préconfigurés. Les « Rapport de versement » sont des rapports de versement envoyés à chaque fois que l'acquéreur/l'encaisseur confirme le paiement du montant sur votre compte.

Reconciliation Configuration

Vous pouvez activer :

  • « Rapport de versement », rapport incluant les données de transaction uniquement (transactions, remboursements, réimputations, inversions de réimputations);
  • « Rapport de versement avec données non transactionnelles », rapport incluant les données de transaction (comme indiqué ci-dessus) et les données non transactionnelles le cas échéant (à savoir les frais de configuration de compte/service, les frais mensuels/annuels, les frais de versement, les frais supplémentaires de remboursement/réimputation/autorisation, les ajustements de réserve et les prélèvements automatiques).

    Si vous avez configuré des push reports avant octobre 2014, il se peut que les anciennes versions des rapports soient configurées comme suit :
  • Payout Confirmations envoie un rapport journalier avec les transactions pour lesquelles le paiement a été confirmé par l'acquéreur.
  • Reconciled Payments envoie un rapport des paiements réconciliés du jour (paiements pour lesquels vous avez effectué la réconciliation). Ces fonctionnalités et rapports ont été interrompus à partir d'octobre 2014.
  • Payout Reference (Full Service) sends a report with the reference number mentioned in the structured communication of a payment on your bank statement.

    Remarque : L'option Push Reports doit être activée sur votre compte pour que cette fonction soit opérationnelle.Trois push reports concernant la réconciliation sont inclus par défaut pour les marchands Full Service.

    Vous pouvez consulter la structure de fichier dans le Push Reports guide.

2.3 Téléchargement

Reconciliation Download

Sur la page Reconciliation Download, vous pouvez télécharger deux types de rapports de réconciliation :

  • « Payout report » (Rapport de versement), rapport incluant les données de transaction uniquement (transactions, remboursements, réimputations, inversions de réimputations) ;
  • « Payout Report including non-transactional data » (Rapport de versement avec données non transactionnelles), rapport incluant les données de transaction (comme indiqué ci-dessus) et les données non transactionnelles le cas échéant (à savoir les frais de configuration de compte/service, les frais mensuels/annuels, les frais de versement, les frais supplémentaires de remboursement/réimputation/autorisation).

    Vous pouvez effectuer le téléchargement sur la base de la date de versement (date à laquelle l'acquéreur/l'encaisseur a confirmé le paiement du montant sur votre compte bancaire) ou de la référence de versement (numéro mentionné dans la communication structurée d'un paiement sur votre relevé bancaire).

    Par ailleurs, vous pouvez choisir le format de fichier dans lequel vous souhaitez télécharger votre rapport : « csv » ou « txt ».

    La structure du fichier est décrite dans le guide de Push Reports.

2.4 Contentieux (Full Service uniquement)

Le module de contestation affiche les transactions impliquées dans un processus de contestation, incluant les demandes d'informations, les premières et deuxièmes réimputations, les resoumissions.

Reconciliation Dispute

Les transactions sont regroupées par numéro NRA/ARN (Acquirer Reference Number, numéro de référence de l'acquéreur) ; il s'agit d'un identifiant unique lié au processus de réimputation. Il est possible de rechercher des demandes d'information ou des réimputations avec la date d'envoi, certains éléments du numéro de carte, le système de carte, le code du motif ou le numéro NRA.

Nom

Contenu Exemple
Date d'émission Date de traitement de la contestation. 2014-10-16
Type d'élément

Valeurs possibles :

  • Retrieval request : se produit lorsque l'émetteur souhaite obtenir des informations sur une transaction facturée à l'un de ses titulaires de carte.
  • 1st chargeback : première réimputation de l'émetteur.
  • Representment : seconde soumission de la transaction à l'émetteur.
  • 2nd chargeback : seconde réimputation de l'émetteur.
1st chargeback (Première réimputation)
Numéro de la carte Numéro de carte ************0143
ARN Le numéro ARN (Acquirer Reference Number, numéro de référence de l'acquéreur) est le même pour toutes les transactions impliquées dans un processus de contestation.  74008503273338307683984
Motif

Le code de motif de la contestation du système de carte. (N'est pas renseigné pour tous les types d'éléments.)

Consultez la liste des codes de motif ici (fichier docx).

83
Description du motif Description libre de la contestation du système de carte correspondant au code de motif. (N'est pas renseigné pour tous les types d'éléments.) Environnement de carte non sécurisé
Devise Devise du compte de l'acquéreur concerné par la contestation, vers lequel la transaction est effectuée. EUR
Montant Montant de la transaction, exprimé dans la devise du compte. 36.24
NCR (CCN) Numéro de référence de l'émetteur (Chargeback Control Number/CCN) pour la transaction. (N'est pas renseigné pour tous les types d'éléments.) 941679
Date d'émission originelle Date d'envoi de la soumission d'origine. 20130930
Date de la transaction originelle Date de transaction de la soumission d'origine. 20130930
Type de transaction Type de transaction de la soumission d'origine. Purchase (Achat)
Montant payé par le marchand Montant défini avec le marchand pour la soumission d'origine dans la devise de financement du marchand (c'est-à-dire le montant envoyé sur le compte du marchand), avant déduction de charges. 36.24
Montant payé par le réseau Devise et montant défini avec le réseau de paiement pour la soumission (c'est-à-dire le montant d'interchange versé), avant déduction de charges. 36.24
Bordereau originel Numéro de fiche interne de la soumission d'origine. 33830768659
Bordereau individuel Numéro de fiche interne de la transaction (c'est-à-dire de la première réimputation, resoumission, etc.). 34135120814
Code d'autorisation Code d'autorisation de la soumission d'origine. 127309
Numéro de lot Numéro de lot fourni par l'émetteur de la soumission d'origine. OGV131001_01
Nom du marchand Nom commercial du marchand. Mon entreprise
Référence marchand de la transaction Numéro de référence de la transaction du marchand. 20604728
Méthode de capture Méthode de capture des données de transaction. eCommerce
Paiem. ID Identifiant unique de paiement Ingenico ePayments. 100633195

Lorsque vous avez effectué une recherche, vous pouvez aussi télécharger les information affichées au format CSV.

3. État de réconciliation

Le champ relatif à l'état de réconciliation (Reconciliation status) que l'on voit sur l'écran de détail des transactions via « Afficher les transactions » donne des informations à propos du traitement financier des transactions.

Voici une liste des différents états :


Full Service  Autres (Non-Full Service)
Paiements Transaction traitée
Envoyé pour compensation
Reçu par Ingenico
Payé par Ingenico
Transaction traitée
Envoyé à l'acquéreur
Payé par l'acquéreur
Remboursements Remboursement en attente
Remboursement traité
Remboursement refusé
Remboursement en attente
Remboursement traité
Remboursement refusé
Virements bancaires En attente de paiement
Reçu par Ingenico
Payé par Ingenico
Expiration initialisée
Expiré

Ingenico ePayments est la division de commerce mobile et en ligne du groupe Ingenico. Nous connectons les commerçants avec les consommateurs, permettant à toutes les entreprises, où qu’elles soient, de franchir les frontières existantes, et créant ainsi l’avenir du commerce mondial. En tant que leader du secteur depuis 1994, notre esprit d’innovation nous propulse en avant sur l’ensemble des canaux de vente. Nous sommes le partenaire de confiance de plus de 65 000 commerçants de toutes tailles qui comptent sur nous pour faciliter et sécuriser les paiements de leurs clients. Grâce à notre système avancé d’analyse de données, nos solutions de gestion des fraudes et notre expertise commerciale internationale, nous aidons les commerçants à optimiser leurs activités et à se développer sur de nouveaux marchés dans le monde entier.

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